Richiesta di informazioni retributive: fac simile di risposta

Quando un dipendente chiede quanto guadagnano i colleghi con mansioni comparabili, la direttiva europea sulla trasparenza retributiva richiede una risposta scritta, al più tardi entro due mesi, con il suo livello retributivo individuale e i livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, della categoria di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Questa guida spiega cosa includere, come fare i calcoli e propone un fac simile di risposta da adattare.

Cosa può chiedere il lavoratore

L'articolo 7 della direttiva (UE) 2023/970 riconosce a ogni lavoratore il diritto di richiedere e ricevere per iscritto:

• il proprio livello retributivo individuale, ad esempio la retribuzione lorda annua;
• i livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.

Il diritto vale indipendentemente dalle dimensioni dell'impresa: un gruppo di otto persone ha lo stesso obbligo di un'azienda con 800 dipendenti. La richiesta può arrivare anche tramite i rappresentanti dei lavoratori o un organismo per la parità.

L'Italia ha recepito la direttiva con il D.Lgs. 96/2026. Per gli aspetti specifici della normativa italiana è opportuno consultare il testo del decreto e, se necessario, un consulente del lavoro.

Il termine: al massimo due mesi

La risposta va fornita entro un termine ragionevole e comunque entro due mesi dalla richiesta. Due mesi sono il limite, non l'obiettivo. In una piccola impresa i dati si raccolgono in fretta; rispondere in due o tre settimane è realistico.

Se le informazioni sono inesatte o incomplete, il lavoratore può chiedere chiarimenti e ottenere una risposta motivata. Una prima risposta chiara evita un secondo scambio.

Due obblighi collegati

• Informazione annuale. Ogni anno si informano tutti i lavoratori del diritto di chiedere queste informazioni e della procedura da seguire. Un paragrafo nel regolamento aziendale e un'e-mail annuale sono spesso sufficienti.
• Nessun segreto retributivo. Non sono ammesse clausole che impediscono ai lavoratori di rendere nota la propria retribuzione. È utile rivedere i modelli di contratto.

Passo 1: definire la categoria di confronto

La media è significativa solo se la categoria è corretta. Comprende chi svolge lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Il valore si valuta con criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere: competenze, impegno, responsabilità e condizioni di lavoro. Due mansioni con nomi diversi possono quindi essere di pari valore, ad esempio un capoturno di magazzino e un responsabile di un gruppo di assistenza clienti con una valutazione simile.

Se le mansioni sono già raggruppate in fasce retributive, la fascia è di solito la categoria di confronto naturale. In caso contrario, la richiesta è una buona occasione per iniziare: la procedura guidata ValuGrade valuta le mansioni sui quattro criteri e le raggruppa in fasce.

Passo 2: calcolare le medie

Si usi per tutti la stessa definizione di retribuzione, indicandola nella risposta. Una scelta frequente è la retribuzione base lorda annua a tempo pieno. Attenzione a:

• convertire le retribuzioni part time in equivalente tempo pieno, altrimenti si confrontano ore e non retribuzioni;
• decidere se includere tredicesima, quattordicesima, premi, indennità e fringe benefit, applicando la scelta a tutti; la nozione di retribuzione della direttiva è più ampia della sola paga base, quindi va indicato cosa è stato incluso;
• calcolare separatamente la media delle donne e quella degli uomini, a una data di riferimento fissa, ad esempio il 1° settembre 2026.

Esempio: nella fascia 3 ci sono tre donne con 41.000 €, 44.000 € e 46.000 € e due uomini con 43.000 € e 47.500 €. La media è di 43.667 € per le donne e di 45.250 € per gli uomini.

Passo 3: categorie molto piccole

In una piccola impresa una categoria può contare una o due persone. La media può allora rivelare la retribuzione di un collega, che è un dato personale. Occorre prudenza:

• verificare se una categoria più ampia è giustificata, raggruppando mansioni di pari valore secondo i quattro criteri;
• se un dato renderebbe identificabile una persona, spiegare con trasparenza perché non può essere fornito in quella forma e cosa si può fornire in alternativa;
• la normativa nazionale può prevedere regole specifiche: si verifichi il testo del D.Lgs. 96/2026 e lo stato indicato nella nostra pagina Italia.

Una categoria piccola non è mai un motivo per non rispondere.

Passo 4: conservare la documentazione

Conservare la richiesta, la data di ricezione, il calcolo (categoria, definizione di retribuzione, data di riferimento) e la risposta. In caso di richiesta di chiarimenti sarà possibile mostrare come si è arrivati ai dati.

Fac simile di risposta

Adattare i campi tra parentesi quadre e rispondere per iscritto, via e-mail o lettera.

Oggetto: Richiesta di informazioni retributive

Gentile [nome],

La ringraziamo per la richiesta del [data della richiesta]. Ai sensi della direttiva europea sulla trasparenza retributiva, recepita con il D.Lgs. 96/2026, Lei ha diritto a queste informazioni, che Le forniamo di seguito.

Il Suo livello retributivo individuale: la Sua retribuzione base lorda annua al [data di riferimento] è pari a [importo] (equivalente tempo pieno: [importo]).

La Sua categoria di confronto: [categoria], che comprende le mansioni [mansioni della categoria]. Queste mansioni sono considerate lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore in base a quattro criteri: competenze, impegno, responsabilità e condizioni di lavoro.

Livelli retributivi medi in questa categoria al [data di riferimento], lordi annui a tempo pieno: donne [importo]; uomini [importo].

Voci incluse: [solo retribuzione base / retribuzione base, mensilità aggiuntive e indennità fisse]. Le retribuzioni part time sono state convertite in equivalente tempo pieno.

[Se la categoria è molto piccola: Poiché questa categoria comprende solo [numero] persone, una media per sesso renderebbe nota la retribuzione di un collega. Abbiamo quindi [spiegazione, ad esempio raggruppato mansioni di pari valore o indicato la media complessiva].]

I nostri criteri retributivi sono descritti in [documento o collocazione], accessibile a tutto il personale. Restiamo a disposizione per ulteriori chiarimenti.

Cordiali saluti,

[nome], [ruolo], [azienda]

Preparare una volta, rispondere in pochi minuti

Il modo più rapido per rispondere è avere una struttura retributiva pronta prima della prima richiesta. Il report ValuGrade a pagamento contiene questo fac simile per ogni mansione, insieme a fasce, bande retributive e una politica scritta sui criteri retributivi. Per gli annunci di lavoro, il generatore di fascia retributiva gratuito scrive la frase adatta.

Questo articolo offre struttura e modelli, non consulenza legale.