Richiesta di informazioni retributive: fac simile di risposta

Quando un dipendente chiede quanto guadagnano i colleghi con mansioni comparabili, la direttiva europea sulla trasparenza retributiva richiede una risposta scritta, entro un termine ragionevole e al più tardi entro due mesi, con il suo livello retributivo individuale e i livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, della categoria di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Questa guida spiega cosa includere e come fare i calcoli, e propone un fac simile di risposta da adattare.

Cosa può chiedere il lavoratore

L'articolo 7 della direttiva (UE) 2023/970 riconosce a ogni lavoratore il diritto di richiedere e ricevere per iscritto:

• il proprio livello retributivo individuale, ad esempio la retribuzione lorda annua;
• i livelli retributivi medi, ripartiti per sesso, delle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore.

Il diritto vale indipendentemente dalle dimensioni dell'impresa: un'impresa di otto persone ha lo stesso obbligo di un'azienda con 800 dipendenti. La richiesta può arrivare anche tramite i rappresentanti dei lavoratori o un organismo per la parità.

Lo stato del recepimento italiano è in attesa di verifica su una fonte ufficiale (vedi la pagina Italia). Per gli aspetti specifici della normativa italiana consultate la Gazzetta Ufficiale e, se necessario, un consulente del lavoro.

Il termine: al massimo due mesi

La risposta va fornita entro un termine ragionevole e comunque entro due mesi dalla richiesta. Due mesi sono il limite, non l'obiettivo. In una piccola impresa i dati si raccolgono in fretta; rispondere in due o tre settimane è realistico.

Se le informazioni sono inesatte o incomplete, il lavoratore può chiedere chiarimenti e ottenere una risposta motivata. Una prima risposta chiara evita un secondo scambio.

Due obblighi collegati

• Informazione annuale. Ogni anno si informano tutti i lavoratori del diritto di chiedere queste informazioni e della procedura da seguire. Un paragrafo nel regolamento aziendale e un'e-mail annuale sono spesso sufficienti.
• Nessun segreto retributivo. Non sono ammesse clausole che impediscono ai lavoratori di rendere nota la propria retribuzione. È utile rivedere i modelli di contratto.

Passo 1: definire la categoria di confronto

La media è significativa solo se la categoria è corretta. Comprende chi svolge lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Il valore si valuta con criteri oggettivi e neutri sotto il profilo del genere: competenze, impegno, responsabilità e condizioni di lavoro. Due mansioni con nomi diversi possono quindi essere di pari valore, ad esempio un capoturno di magazzino e un responsabile di un gruppo di assistenza clienti con una valutazione simile.

Se le mansioni sono già raggruppate in fasce retributive, la fascia è di solito la categoria di confronto naturale. In caso contrario, la richiesta è una buona occasione per iniziare: la procedura guidata ValuGrade valuta le mansioni sui quattro criteri e le raggruppa in fasce.

Passo 2: calcolare le medie

Si usi per tutti la stessa definizione di retribuzione, indicandola nella risposta. Una scelta frequente è la retribuzione base lorda annua a tempo pieno. Attenzione a:

• convertire le retribuzioni part time in equivalente tempo pieno, altrimenti si confrontano ore e non retribuzioni;
• decidere se includere tredicesima, quattordicesima, premi, indennità e fringe benefit, applicando la scelta a tutti; la nozione di retribuzione della direttiva è più ampia della sola paga base, quindi va indicato cosa è stato incluso;
• calcolare separatamente la media delle donne e quella degli uomini, a una data di riferimento fissa, ad esempio il 1° settembre 2026.

Esempio: nella fascia 3 ci sono tre donne con 41.000 €, 44.000 € e 46.000 € e due uomini con 43.000 € e 47.500 €. La media è di 43.667 € per le donne e di 45.250 € per gli uomini.

Passo 3: categorie molto piccole

In una piccola impresa una categoria può contare una o due persone. Se la divulgazione rivelasse la retribuzione di una persona identificabile, occorre prudenza:

• verificare che la categoria di confronto sia definita correttamente secondo i quattro criteri del lavoro di pari valore, senza ampliarla soltanto per aggirare il problema dei dati personali;
• verificare cosa prevede la legge nazionale, che può riservare l’accesso ai rappresentanti dei lavoratori, all’ispettorato del lavoro o all’organismo per la parità quando la divulgazione identifica una persona;
• spiegare in modo trasparente nella risposta come vengono fornite le informazioni e verificare lo stato indicato nella nostra pagina Italia.

Una categoria piccola non è mai un motivo per non rispondere.

Passo 4: conservare la documentazione

Conservare la richiesta, la data di ricezione, il calcolo (categoria, definizione di retribuzione, data di riferimento) e la risposta. In caso di richiesta di chiarimenti sarà possibile mostrare come si è arrivati ai dati.

Fac simile di risposta

Adattare i campi tra parentesi quadre e rispondere per iscritto, via e-mail o lettera.

Oggetto: Richiesta di informazioni retributive

Gentile [nome],

La ringraziamo per la richiesta del [data della richiesta]. Nel quadro della direttiva europea sulla trasparenza retributiva e della sua attuazione nazionale, Le forniamo di seguito queste informazioni.

Il Suo livello retributivo individuale: la Sua retribuzione lorda annua al [data di riferimento] è pari a [importo] (equivalente a tempo pieno: [importo a tempo pieno]).

La Sua categoria di confronto: [categoria], che comprende le mansioni [mansioni della categoria]. Queste mansioni sono considerate lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore in base a quattro criteri: competenze, impegno, responsabilità e condizioni di lavoro.

Livelli retributivi medi in questa categoria al [data di riferimento], lordi annui a tempo pieno: donne [importo]; uomini [importo].

Voci incluse: [solo retribuzione base / retribuzione base, mensilità aggiuntive e indennità fisse]. Le retribuzioni part time sono state convertite in equivalente tempo pieno.

[Se la categoria è molto piccola: Poiché questa categoria comprende un numero molto ridotto di persone ([numero]), la divulgazione può rivelare la retribuzione di una persona identificabile. Secondo la legge nazionale, abbiamo [spiegazione di come vengono fornite le informazioni].]

I nostri criteri retributivi sono descritti in [documento o collocazione], accessibile a tutto il personale. Restiamo a disposizione per ulteriori chiarimenti.

Cordiali saluti,

[nome], [ruolo], [azienda]

Preparare una volta, rispondere in pochi minuti

Il modo più rapido per rispondere è avere una struttura retributiva pronta prima della prima richiesta. Il report ValuGrade a pagamento contiene questo fac simile per ogni mansione, insieme a livelli, fasce retributive e una politica scritta sui criteri retributivi. Per gli annunci di lavoro, il generatore di fascia retributiva gratuito scrive la frase adatta.

Questo articolo offre struttura e modelli, non consulenza legale.