Demande d'information sur la rémunération : modèle de réponse

Lorsqu'un salarié vous demande ce que gagnent ses collègues occupant des postes comparables, la directive européenne sur la transparence des rémunérations vous impose de lui communiquer par écrit, au plus tard dans les deux mois, son niveau de rémunération individuel et les niveaux de rémunération moyens, ventilés par sexe, pour la catégorie de travailleurs accomplissant le même travail ou un travail de même valeur. Voici ce que doit contenir votre réponse, comment calculer les moyennes et un modèle prêt à l'emploi.

Ce que le salarié peut demander

L'article 7 de la directive (UE) 2023/970 donne à chaque travailleur le droit de demander et de recevoir par écrit :

• son niveau de rémunération individuel, par exemple son salaire brut annuel ;
• les niveaux de rémunération moyens, ventilés par sexe, pour les catégories de travailleurs accomplissant le même travail que lui ou un travail de même valeur.

Ce droit s'applique quelle que soit la taille de l'entreprise : une équipe de huit personnes a la même obligation qu'une société de 800 salariés. La demande peut aussi passer par les représentants du personnel ou par un organisme de promotion de l'égalité.

Le délai : deux mois au plus tard

Vous devez répondre dans un délai raisonnable, et au plus tard dans les deux mois suivant la demande. Deux mois sont un maximum, pas un objectif. Dans une PME, les chiffres se rassemblent vite ; répondre en deux ou trois semaines est réaliste.

Si l'information est inexacte ou incomplète, le salarié peut demander des précisions et obtenir une réponse motivée. Une première réponse claire évite donc un second échange.

Deux obligations liées

• Information annuelle. Vous informez chaque année tous les salariés de leur droit à demander ces informations et de la marche à suivre. Un paragraphe dans le livret d'accueil et un courriel annuel suffisent souvent.
• Pas de secret salarial. Les clauses qui interdisent aux salariés de divulguer leur propre rémunération ne sont pas autorisées. Relisez vos modèles de contrat de travail.

Étape 1 : définir la catégorie de comparaison

La moyenne n'a de sens que si la catégorie est pertinente. Elle regroupe les salariés qui accomplissent le même travail ou un travail de même valeur. La valeur du travail s'apprécie selon des critères objectifs et non sexistes : compétences, efforts, responsabilités et conditions de travail. Deux postes aux intitulés différents peuvent donc être de même valeur, par exemple un chef d'équipe logistique et un chef d'équipe service client dont l'évaluation est comparable.

Si vos postes sont déjà classés dans une grille salariale, le niveau de la grille constitue généralement la catégorie de comparaison. Sinon, cette demande est l'occasion de commencer : l'assistant ValuGrade évalue vos postes selon les quatre critères et les regroupe en niveaux.

Étape 2 : calculer les moyennes

Utilisez la même définition de la rémunération pour tous et précisez-la dans votre réponse. Un choix courant est le salaire de base brut annuel en équivalent temps plein. Points d'attention :

• Convertissez les salaires à temps partiel en équivalent temps plein, sinon vous comparez des heures et non des rémunérations.
• Décidez si vous incluez primes, treizième mois, indemnités et avantages en nature, et appliquez ce choix à tous. La notion de rémunération de la directive va au-delà du salaire de base : indiquez ce que vous avez retenu.
• Calculez séparément la moyenne des femmes et celle des hommes, à une date de référence fixe, par exemple le 1er septembre 2026.

Exemple : au niveau 3, trois femmes perçoivent 41 000 €, 44 000 € et 46 000 €, deux hommes 43 000 € et 47 500 €. La moyenne est de 43 667 € pour les femmes et de 45 250 € pour les hommes.

Étape 3 : les très petites catégories

Dans une petite entreprise, une catégorie compte parfois une ou deux personnes. Une moyenne peut alors révéler le salaire d'un collègue, qui est une donnée personnelle. Procédez avec prudence :

• Vérifiez si une catégorie plus large reste justifiée, en regroupant des postes de même valeur selon les quatre critères.
• Si un chiffre permettait d'identifier une personne, expliquez honnêtement pourquoi vous ne pouvez pas le donner sous cette forme et ce que vous pouvez communiquer à la place.
• La loi nationale peut prévoir des règles particulières. En France, le projet de loi de transposition est devant le Parlement, et les modalités applicables aux petites catégories pourront être fixées par la loi définitive. Consultez notre page France, ou la page Belgique, et vérifiez la source officielle.

Une petite catégorie ne justifie jamais de laisser la demande sans réponse.

Étape 4 : garder une trace

Conservez la demande, sa date de réception, votre calcul (catégorie, définition de la rémunération, date de référence) et votre réponse. En cas de demande de précisions, vous pourrez montrer comment vous avez obtenu les chiffres.

Modèle de réponse

Adaptez les éléments entre crochets et répondez par écrit, par courriel ou par courrier.

Objet : Votre demande d'information sur la rémunération

Madame, Monsieur [nom],

Nous vous remercions de votre demande du [date de la demande]. Conformément à la directive européenne sur la transparence des rémunérations, vous avez droit à ces informations, que nous vous communiquons ci-dessous.

Votre niveau de rémunération individuel : votre salaire de base brut annuel au [date de référence] s'élève à [montant] (en équivalent temps plein : [montant]).

Votre catégorie de comparaison : [catégorie], qui regroupe les postes [postes de la catégorie]. Ces postes sont considérés comme un même travail ou un travail de même valeur sur la base de quatre critères : compétences, efforts, responsabilités et conditions de travail.

Niveaux de rémunération moyens dans cette catégorie au [date de référence], bruts annuels en équivalent temps plein : femmes [montant] ; hommes [montant].

Éléments pris en compte : [salaire de base uniquement / salaire de base, primes fixes et treizième mois]. Les salaires à temps partiel ont été convertis en équivalent temps plein.

[Si la catégorie est très petite : Cette catégorie ne comptant que [nombre] personnes, une moyenne par sexe révélerait la rémunération d'un collègue. Nous avons donc [explication, par exemple regroupé des postes de même valeur ou indiqué la moyenne globale].]

Nos critères de rémunération sont décrits dans [document ou emplacement], accessible à tous les salariés. N'hésitez pas à me contacter si vous souhaitez des précisions.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.

[votre nom], [fonction], [entreprise]

Préparer une fois, répondre en quelques minutes

Le plus simple est de disposer d'une grille salariale avant la première demande. Le rapport ValuGrade payant contient ce modèle de réponse pour chaque poste, ainsi que les niveaux, les fourchettes de salaire et une politique écrite sur les critères de rémunération. Pour vos offres d'emploi, le générateur de fourchette de salaire gratuit rédige la phrase adaptée.

Cet article fournit une structure et des modèles, pas un conseil juridique.