Auskunftsanspruch zum Entgelt: Antwortvorlage für Arbeitgeber

Fragt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter nach dem Entgelt vergleichbarer Kolleginnen und Kollegen, verlangt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie eine schriftliche Antwort spätestens nach zwei Monaten: die individuelle Entgelthöhe der Person sowie die durchschnittlichen Entgelthöhen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für gleiche oder gleichwertige Arbeit. Dieser Leitfaden zeigt, was in die Antwort gehört, wie Sie rechnen und wie eine Antwortvorlage aussehen kann.

Was Beschäftigte erfragen dürfen

Artikel 7 der Richtlinie (EU) 2023/970 gibt allen Beschäftigten das Recht, schriftlich Auskunft über zwei Punkte zu erhalten:

• ihre individuelle Entgelthöhe, zum Beispiel das Bruttojahresgehalt;
• die durchschnittlichen Entgelthöhen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für die Gruppen von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.

Nach der Richtlinie gilt dieser Anspruch unabhängig von der Unternehmensgröße. Das ist ein wichtiger Unterschied zum heutigen deutschen Entgelttransparenzgesetz, dessen Auskunftsanspruch erst in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten greift. Die Anfrage kann auch über die Arbeitnehmervertretung oder eine Gleichbehandlungsstelle kommen.

Die Frist: spätestens zwei Monate

Sie antworten innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens jedoch zwei Monate nach Eingang der Anfrage. Zwei Monate sind eine Obergrenze, kein Zielwert. In einem kleinen Unternehmen liegen die Zahlen meist schnell vor; eine Antwort innerhalb von zwei oder drei Wochen ist realistisch.

Ist die Auskunft ungenau oder unvollständig, dürfen Beschäftigte Klarstellungen und weitere Einzelheiten verlangen und haben Anspruch auf eine begründete Antwort. Eine klare erste Antwort erspart eine zweite Runde.

Zwei verwandte Pflichten

• Jährliche Information. Arbeitgeber informieren alle Beschäftigten jährlich über dieses Auskunftsrecht und das Vorgehen. Ein Absatz im Mitarbeiterhandbuch und eine jährliche E-Mail reichen dafür oft aus.
• Keine Verschwiegenheit über das eigene Entgelt. Vertragsklauseln, die Beschäftigten verbieten, ihr eigenes Entgelt offenzulegen, sind nicht zulässig. Prüfen Sie Ihre Arbeitsvertragsmuster auf entsprechende Verschwiegenheitsklauseln.

Schritt 1: Vergleichsgruppe festlegen

Der Durchschnitt ist nur aussagekräftig, wenn die Gruppe stimmt. Es geht um Beschäftigte mit gleicher Arbeit oder gleichwertiger Arbeit. Gleichwertigkeit wird anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien beurteilt: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Zwei Stellen mit unterschiedlicher Bezeichnung können also gleichwertig sein, etwa eine Teamleitung Lager und eine Teamleitung Kundenservice mit ähnlicher Bewertung.

Wenn Sie Ihre Stellen bereits in Entgeltgruppen eingeteilt haben, ist die Entgeltgruppe meist die naheliegende Vergleichsgruppe. Falls nicht, ist die Anfrage ein guter Anlass. Der ValuGrade-Assistent bewertet Ihre Stellen anhand der vier Kriterien und bildet daraus Entgeltgruppen.

Schritt 2: Durchschnitte berechnen

Verwenden Sie für alle dieselbe Entgeltdefinition und nennen Sie diese in der Antwort. Häufig wird das Bruttojahresgrundgehalt auf Vollzeitbasis gewählt. Beachten Sie:

• Rechnen Sie Teilzeitgehälter auf Vollzeit hoch, sonst vergleichen Sie Stunden statt Entgelt.
• Legen Sie fest, ob Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Zulagen und Sachleistungen einfließen, und bleiben Sie dabei. Der Entgeltbegriff der Richtlinie umfasst mehr als das Grundgehalt, nennen Sie also, was Sie einbezogen haben.
• Berechnen Sie den Durchschnitt für Frauen und Männer getrennt, zu einem festen Stichtag, zum Beispiel dem 1. September 2026.

Beispiel: In Entgeltgruppe 3 verdienen drei Frauen 41.000 €, 44.000 € und 46.000 €, zwei Männer 43.000 € und 47.500 €. Der Durchschnitt beträgt bei den Frauen 43.667 €, bei den Männern 45.250 €.

Schritt 3: sehr kleine Gruppen und Datenschutz

In kleinen Unternehmen besteht eine Gruppe manchmal nur aus ein oder zwei Personen. Ein Durchschnitt kann dann das Gehalt einer einzelnen Person offenlegen, und das sind personenbezogene Daten. Gehen Sie sorgfältig vor:

• Prüfen Sie, ob eine breitere Gruppe sachlich vertretbar ist, etwa durch Zusammenfassen gleichwertiger Stellen.
• Würde eine Zahl eine Person erkennbar machen, erklären Sie offen, warum Sie sie so nicht nennen können und was Sie stattdessen mitteilen.
• Das nationale Recht kann besondere Regeln für kleine Gruppen oder für die Weitergabe der Daten vorsehen. Die deutsche Umsetzung ist noch in Vorbereitung; den aktuellen Stand finden Sie auf unserer Länderseite Deutschland. Prüfen Sie vor der Antwort die offizielle Quelle.

Eine kleine Gruppe ist nie ein Grund, die Anfrage unbeantwortet zu lassen.

Schritt 4: dokumentieren

Bewahren Sie die Anfrage, das Eingangsdatum, Ihre Berechnung (Gruppe, Entgeltdefinition, Stichtag) und Ihre Antwort auf. So können Sie bei Rückfragen nachvollziehbar zeigen, wie die Zahlen zustande kamen.

Antwortvorlage

Passen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern an und antworten Sie schriftlich, per E-Mail oder Brief.

Betreff: Ihre Anfrage zur Entgelthöhe

Sehr geehrte/r [Name],

vielen Dank für Ihre Anfrage vom [Datum der Anfrage]. Nach der EU-Entgelttransparenzrichtlinie haben Sie Anspruch auf diese Auskunft, die wir Ihnen gern erteilen.

Ihre individuelle Entgelthöhe: Ihr Bruttojahresgrundgehalt zum [Stichtag] beträgt [Betrag] (auf Vollzeit hochgerechnet: [Betrag]).

Ihre Vergleichsgruppe: [Kategorie], mit den Stellen [Stellen in der Kategorie]. Diese Stellen gelten als gleiche oder gleichwertige Arbeit anhand von vier Kriterien: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen.

Durchschnittliche Entgelthöhe in dieser Gruppe zum [Stichtag], brutto jährlich auf Vollzeitbasis: Frauen [Betrag]; Männer [Betrag].

Einbezogen haben wir: [nur Grundgehalt / Grundgehalt einschließlich fester Zulagen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld]. Teilzeitgehälter wurden auf Vollzeit hochgerechnet.

[Bei einer kleinen Gruppe: Da diese Gruppe nur [Anzahl] Personen umfasst, würde ein Durchschnitt nach Geschlecht das Gehalt einzelner Kolleginnen oder Kollegen offenlegen. Wir haben daher [Erläuterung, zum Beispiel gleichwertige Stellen zusammengefasst oder den Gesamtdurchschnitt angegeben].]

Unsere Entgeltkriterien sind in [Dokument oder Ablageort] beschrieben, das allen Beschäftigten zugänglich ist. Wenn Sie Fragen haben oder weitere Erläuterungen wünschen, sprechen Sie mich gern an.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name], [Funktion], [Unternehmen]

Einmal vorbereiten, dann schnell antworten

Am schnellsten antworten Sie, wenn Ihre Entgeltstruktur steht, bevor die erste Anfrage kommt. Der kostenpflichtige ValuGrade-Bericht enthält diese Antwortvorlage für jede Stelle, dazu Entgeltgruppen, Gehaltsbänder und eine schriftliche Richtlinie zu den Entgeltkriterien. Für Stellenanzeigen formuliert der kostenlose Gehaltsangabe-Generator den passenden Satz.

Dieser Artikel bietet Struktur und Vorlagen, keine Rechtsberatung.