Gehaltsbänder für KMU erstellen: Schritt für Schritt

Ein durchdachtes Gehaltsgefüge klingt nach einem Projekt für große Konzerne mit eigener HR-Abteilung. Mit einer überschaubaren Anzahl an Positionen können Sie es als KMU aber gut selbst aufbauen. Im Folgenden ein Stufenplan in sechs Schritten, den Sie ohne externe Beratung umsetzen können.

Schritt 1: Alle Positionen erfassen

Erstellen Sie eine Liste aller Positionen in Ihrem Unternehmen, nicht der einzelnen Personen. Zwei Personen mit demselben Jobtitel, aber deutlich unterschiedlichen Aufgaben, führen Sie getrennt auf. In einem KMU sind das häufig zehn bis dreißig Positionen.

Schritt 2: Jede Position anhand von vier Kriterien bewerten

Bewerten Sie jede Position anhand der vier Kriterien der Richtlinie: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Nutzen Sie zum Beispiel eine Skala von 1 bis 5 pro Kriterium und addieren Sie die Punkte. So erhalten Sie eine nachvollziehbare Punktzahl je Position statt einer reinen Bauchentscheidung.

Eine Teamleitung Logistik erzielt hohe Werte bei Verantwortung und Arbeitsbedingungen, eine Junior-Position in der Verwaltung erzielt bei allen vier Kriterien niedrigere Werte.

Schritt 3: Positionen in Entgeltgruppen zusammenfassen

Positionen mit ähnlicher Gesamtpunktzahl fassen Sie in einer Entgeltgruppe zusammen. In einem KMU reichen meist vier bis acht Gruppen. So entsteht Struktur, ohne dass Sie für jede Position einzeln ein Gehalt festlegen müssen.

Schritt 4: Bandbreite je Entgeltgruppe festlegen

Jede Entgeltgruppe erhält ein Minimum, einen Mittelwert und ein Maximum. Eine bewährte Faustregel (keine gesetzliche Vorgabe) ist eine Bandbreite von etwa 30 % in den unteren Entgeltgruppen und bis zu 40 % in den höheren, mit dem Mittelwert als Richtgehalt für eine Person, die die Position vollständig beherrscht.

Entgeltgruppe 3 reicht von 34.000 € bis 44.000 €, mit einem Mittelwert von 39.000 € brutto pro Jahr.

Schritt 5: Ausreißer prüfen

Vergleichen Sie die aktuellen Gehälter Ihrer Mitarbeitenden mit den neuen Entgeltgruppen. Wer deutlich über oder unter der Gruppe liegt, ist ein Ausreißer. Das muss kein Problem sein, aber Sie sollten erklären können, warum, etwa durch nachweislich seltene Expertise. Lässt sich das nicht begründen, planen Sie eine schrittweise Anpassung.

Schritt 6: Dokumentieren und kommunizieren

Halten Sie die Entgeltgruppen, die Kriterien und die Bandbreiten in einem kurzen Dokument fest. Mitarbeitende haben das Recht, ihre eigene Position im Gehaltsgefüge zu kennen sowie das Durchschnittsgehalt nach Geschlecht für gleiche oder gleichwertige Arbeit zu erfragen. Antworten Sie innerhalb einer angemessenen Frist und spätestens innerhalb von zwei Monaten, und informieren Sie die Belegschaft jährlich über dieses Recht. Eine Klausel zur Gehaltsgeheimhaltung ist nicht mehr zulässig.

Ein hilfreiches Werkzeug

Diesen Stufenplan können Sie auf Papier oder in einer Tabelle umsetzen, es geht aber schneller mit einem Werkzeug, das die Berechnungen für Sie übernimmt. Der ValuGrade Wizard führt Sie genau durch diese sechs Schritte: Positionen erfassen, bewerten, Entgeltgruppen berechnen lassen und Bandbreiten vorschlagen. Suchen Sie nur eine saubere Gehaltsangabe für eine einzelne Stellenanzeige, nutzen Sie den kostenlosen Gehaltsangabe-Generator.

Status in Deutschland und Österreich

Dieser Stufenplan ist gute Praxis, unabhängig von der genauen Gesetzeslage. In Deutschland befindet sich die nationale Gesetzgebung noch in Vorbereitung; prüfen Sie hierzu die offizielle Quelle. Den aktuellen Stand finden Sie auf unserer Deutschland-Seite. Für Österreich finden Sie den nationalen Status auf unserer Österreich-Seite.

Wie oft sollten Sie das Gehaltsgefüge aktualisieren?

Ein Gehaltsgefüge ist kein einmaliges Projekt. Neue Positionen, veränderte Verantwortlichkeiten und Marktverschiebungen sorgen dafür, dass eine Entgeltgruppe nach einiger Zeit nicht mehr passt. Gehen Sie das Gefüge daher mindestens einmal jährlich durch, zum Beispiel vor der jährlichen Gehaltsrunde, und passen Sie Entgeltgruppen bei Bedarf an. So verhindern Sie, dass sich die Gruppen von der Realität entfernen.

Häufige Stolperfallen

• Positionen nach Jobtitel statt nach tatsächlichem Inhalt der Tätigkeit gruppieren
• Zu viele Entgeltgruppen bilden, wodurch der Überblick verloren geht und Unterschiede zwischen den Gruppen unklar werden
• Die Bewertung anhand der vier Kriterien von der Person abhängig machen, die die Position gerade ausübt, statt von der Position selbst
• Bandbreiten festlegen, ohne jemals zu prüfen, ob die aktuellen Gehälter noch innerhalb liegen

Wenn Sie diese Stolperfallen vermeiden, bleibt Ihr Gehaltsgefüge ein nützliches und nachvollziehbares Instrument statt eines Dokuments, das in der Schublade verschwindet.

Fazit

Ein Gehaltsgefüge muss nicht perfekt sein, um nützlich zu sein. Beginnen Sie mit den Positionen, die am häufigsten für Diskussionen sorgen, erweitern Sie danach auf den Rest des Unternehmens und passen Sie das Gefüge jährlich an neue Positionen und veränderte Marktbedingungen an.