Solicitud de información retributiva: modelo de respuesta

Cuando un empleado pregunta cuánto cobran los compañeros en puestos comparables, la Directiva europea de transparencia retributiva exige responder por escrito, en un plazo razonable y como máximo en dos meses, con su nivel retributivo individual y los niveles retributivos medios, desglosados por sexo, de la categoría de personas que realizan el mismo trabajo o un trabajo de igual valor. Esta guía explica qué incluir, cómo calcularlo y ofrece un modelo de respuesta listo para adaptar.

Qué puede pedir el trabajador

El artículo 7 de la Directiva (UE) 2023/970 reconoce a cada trabajador el derecho a solicitar y recibir por escrito:

• su nivel retributivo individual, por ejemplo el salario bruto anual;
• los niveles retributivos medios, desglosados por sexo, de las categorías de trabajadores que realizan el mismo trabajo o un trabajo de igual valor.

El derecho se aplica con independencia del tamaño de la empresa: un equipo de ocho personas tiene la misma obligación que una empresa de 800. La solicitud también puede llegar a través de la representación legal de los trabajadores o de un organismo de igualdad.

El plazo: dos meses como máximo

Debe responderse en un plazo razonable y, en todo caso, dentro de los dos meses siguientes a la solicitud. Dos meses son el límite, no el objetivo. En una pyme los datos se reúnen rápido; responder en dos o tres semanas es realista.

Si la información es inexacta o incompleta, el trabajador puede pedir aclaraciones y una respuesta motivada. Una primera respuesta clara evita una segunda ronda.

Dos obligaciones relacionadas

• Información anual. Cada año se informa a toda la plantilla de su derecho a solicitar esta información y de cómo hacerlo. Un párrafo en el manual de acogida y un correo anual suelen bastar.
• Sin secreto salarial. No se permiten cláusulas que impidan a los trabajadores revelar su propia retribución. Conviene revisar los modelos de contrato.

Paso 1: definir la categoría de comparación

La media solo tiene sentido si la categoría es la adecuada. La categoría agrupa a quienes realizan el mismo trabajo o un trabajo de igual valor. El valor se determina con criterios objetivos y neutros en cuanto al género: competencias, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Dos puestos con nombres distintos pueden ser de igual valor, por ejemplo un jefe de equipo de almacén y un jefe de equipo de atención al cliente con una valoración similar.

Si sus puestos ya están agrupados en bandas o niveles, el nivel suele ser la categoría de comparación natural. Si no, esta solicitud es un buen momento para empezar: el asistente de ValuGrade valora los puestos con los cuatro criterios y los agrupa en niveles.

Paso 2: calcular las medias

Use la misma definición de retribución para todos e indíquela en la respuesta. La opción más segura es la retribución bruta anual total a jornada completa; si usa solo el salario base, indíquelo. Tenga en cuenta:

• Convierta los salarios a tiempo parcial a jornada completa; si no, estará comparando horas y no retribución.
• Decida si incluye pagas extraordinarias, complementos, bonus y retribución en especie, y aplíquelo a todos. El concepto de retribución de la directiva es más amplio que el salario base, así que indique qué ha incluido.
• Calcule por separado la media de mujeres y la de hombres, en una fecha de referencia fija, por ejemplo el 1 de septiembre de 2026.

Ejemplo: en el nivel 3 hay tres mujeres con 41.000 €, 44.000 € y 46.000 € y dos hombres con 43.000 € y 47.500 €. La media es de 43.667 € para las mujeres y de 45.250 € para los hombres.

Un buen punto de partida en España es el registro retributivo que ya exige el Real Decreto 902/2020: si lo tiene al día, gran parte de los datos por sexo y categoría ya está calculada.

Paso 3: categorías muy pequeñas

En una empresa pequeña una categoría puede tener una o dos personas. Si la divulgación revelara la retribución de una persona identificable, actúe con cuidado:

• Compruebe que la categoría de comparación está bien definida según los cuatro criterios del trabajo de igual valor; no la amplíe solo para evitar el problema de los datos personales.
• Compruebe qué dispone la ley nacional. Puede reservar el acceso a los representantes de las personas trabajadoras, la inspección de trabajo o el organismo de igualdad cuando la divulgación identifique a una persona.
• Explique de forma transparente en la respuesta cómo se facilita la información. Consulte el estado en nuestra página de España y la fuente oficial.

Una categoría pequeña nunca es motivo para dejar la solicitud sin respuesta.

Paso 4: dejar constancia

Guarde la solicitud, la fecha de recepción, el cálculo (categoría, definición de retribución, fecha de referencia) y la respuesta. Así podrá explicar cómo obtuvo las cifras si le piden aclaraciones.

Modelo de respuesta

Adapte los campos entre corchetes y responda por escrito, por correo electrónico o carta.

Asunto: Su solicitud de información retributiva

Estimado/a [nombre]:

Gracias por su solicitud del [fecha de la solicitud]. En el marco de la Directiva europea de transparencia retributiva y de su transposición nacional, le facilitamos esta información.

Su nivel retributivo individual: su retribución bruta anual a [fecha de referencia] es de [importe] (equivalente a jornada completa: [importe a jornada completa]).

Su categoría de comparación: [categoría], que incluye los puestos [puestos de la categoría]. Estos puestos se consideran el mismo trabajo o un trabajo de igual valor según cuatro criterios: competencias, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.

Niveles retributivos medios en esta categoría a [fecha de referencia], brutos anuales a jornada completa: mujeres [importe]; hombres [importe].

Conceptos incluidos: [solo salario base / salario base, pagas extraordinarias y complementos fijos]. Los salarios a tiempo parcial se han convertido a jornada completa.

[Si la categoría es muy pequeña: Como esta categoría solo tiene [número] personas, la divulgación podría revelar el salario de otra persona. De acuerdo con la ley nacional, hemos [explicación de cómo se facilita la información].]

Nuestros criterios retributivos se recogen en [documento o ubicación], disponible para toda la plantilla. Si algo no queda claro o desea más detalle, no dude en consultarme.

Atentamente,

[su nombre], [puesto], [empresa]

Prepararlo una vez y responder en minutos

Lo más rápido es tener una estructura salarial antes de que llegue la primera solicitud. El informe completo de ValuGrade (de pago) incluye este modelo de respuesta para cada puesto, junto con niveles, bandas salariales y una política escrita de criterios retributivos. Para las ofertas de empleo, el generador de rango salarial gratuito redacta la frase.

Este artículo ofrece estructura y plantillas, no asesoramiento jurídico.