Informatieverzoek over beloning: zo antwoord je (met voorbeeldbrief)

Vraagt een medewerker wat collega's in vergelijkbare functies verdienen? Dan moet je volgens de Europese richtlijn loontransparantie binnen uiterlijk twee maanden schriftelijk het eigen beloningsniveau van die medewerker geven, plus het gemiddelde beloningsniveau per geslacht voor de groep die gelijk of gelijkwaardig werk doet. In dit artikel lees je wat er in je antwoord moet staan, hoe je rekent en krijg je een voorbeeldbrief.

Wat mag een medewerker vragen?

Artikel 7 van Richtlijn (EU) 2023/970 geeft iedere werknemer het recht om schriftelijk twee dingen op te vragen:

• Het eigen beloningsniveau, bijvoorbeeld het bruto jaarsalaris.
• Het gemiddelde beloningsniveau, uitgesplitst naar geslacht, voor de categorieën werknemers die hetzelfde werk of werk van gelijke waarde verrichten.

Dit recht geldt ongeacht de grootte van je bedrijf. Een team van acht mensen heeft dezelfde plicht als een organisatie met 800 medewerkers. Een medewerker kan het verzoek ook indienen via de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, of via een orgaan voor gelijke behandeling.

De termijn: uiterlijk twee maanden

Je antwoordt binnen een redelijke termijn en in elk geval binnen twee maanden na het verzoek. Die twee maanden zijn een maximum, geen streefdatum. In een klein bedrijf heb je de cijfers meestal snel bij elkaar; binnen twee of drie weken antwoorden is haalbaar en laat zien dat je de vraag serieus neemt.

Is je antwoord onjuist of onvolledig, dan mag de medewerker om verduidelijking en aanvullende gegevens vragen en een onderbouwd antwoord krijgen. Een helder eerste antwoord scheelt dus een tweede ronde.

Twee verwante verplichtingen

• Jaarlijks informeren. Je laat alle medewerkers elk jaar weten dat ze dit recht hebben en hoe ze het verzoek indienen. Een alinea in het personeelshandboek en een jaarlijkse mail volstaan vaak.
• Geen salarisgeheim. Bepalingen die medewerkers verbieden hun eigen salaris bekend te maken, zijn niet toegestaan. Controleer je arbeidsovereenkomsten op geheimhoudingsclausules die ook het salaris raken.

Stap 1: bepaal de vergelijkingsgroep

Het gemiddelde zegt pas iets als de groep klopt. Het gaat om medewerkers met hetzelfde werk of werk van gelijke waarde. Gelijke waarde beoordeel je met objectieve, genderneutrale criteria: vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden. Twee functies met een andere naam kunnen dus toch gelijkwaardig zijn, bijvoorbeeld een teamleider magazijn en een teamleider klantenservice die op die vier criteria vergelijkbaar scoren.

Heb je al een salarishuis met schalen, dan is de schaal meestal de logische vergelijkingsgroep. Zo niet, dan is dit verzoek een goed moment om te beginnen. De ValuGrade-wizard scoort je functies op de vier criteria en deelt ze in schalen in.

Stap 2: bereken de gemiddelden

Gebruik voor iedereen dezelfde definitie van beloning en noem die in je antwoord. Veel werkgevers kiezen het bruto basisjaarsalaris op fulltimebasis. Let op:

• Reken deeltijdsalarissen om naar fulltime, anders vergelijk je uren in plaats van beloning.
• Bepaal of je vakantiegeld, bonussen, toeslagen en een eventuele dertiende maand meeneemt, en doe dat consequent. Het begrip beloning in de richtlijn is breder dan alleen het basissalaris, dus vermeld wat je hebt meegeteld.
• Bereken het gemiddelde voor vrouwen en voor mannen apart, op een vaste peildatum, bijvoorbeeld 1 september 2026.

Voorbeeld: in schaal 3 werken drie vrouwen met € 41.000, € 44.000 en € 46.000 en twee mannen met € 43.000 en € 47.500. Het gemiddelde voor vrouwen is € 43.667, voor mannen € 45.250.

Stap 3: kleine groepen

In een klein bedrijf bestaat een groep soms uit één of twee mensen. Een gemiddelde kan dan het salaris van één collega verraden, en dat is een persoonsgegeven. Ga daar zorgvuldig mee om:

• Kijk of een bredere groep verantwoord is, bijvoorbeeld door functies samen te nemen die op de vier criteria gelijkwaardig zijn.
• Zou een cijfer één persoon herkenbaar maken, leg dan eerlijk uit waarom je het niet in die vorm geeft en wat je wel kunt geven.
• De nationale wet kan specifieke regels toevoegen voor kleine groepen of voor de manier waarop je gegevens deelt. In Nederland ligt wetsvoorstel 36949 bij het parlement, met als beoogde ingangsdatum 1 januari 2027; die datum is nog niet definitief. Ook België is de richtlijn nog aan het omzetten. Bekijk de actuele status op de pagina over Nederland of België.

Een kleine groep is nooit een reden om het verzoek te negeren. Reageer, leg uit en geef zoveel als verantwoord mogelijk is.

Stap 4: leg het vast

Bewaar het verzoek, de datum van ontvangst, je berekening (groep, definitie van beloning, peildatum) en je antwoord. Vraagt de medewerker later om toelichting, dan kun je laten zien hoe je tot de cijfers bent gekomen.

Voorbeeldbrief

Pas de onderdelen tussen vierkante haken aan en stuur de brief schriftelijk, per mail of per post.

Onderwerp: Je verzoek om informatie over beloning

Beste [naam],

Dank voor je verzoek van [datum verzoek] om informatie over beloning. Op grond van de Europese richtlijn loontransparantie heb je recht op deze informatie, en we geven die graag.

Je eigen beloningsniveau: je bruto basisjaarsalaris op [peildatum] is [bedrag] (omgerekend naar fulltime: [bedrag]).

Je vergelijkingsgroep: [categorie], met de functies [functies in de categorie]. Deze functies gelden als gelijk of gelijkwaardig werk op basis van vier criteria: vaardigheden, inspanning, verantwoordelijkheid en arbeidsomstandigheden.

Gemiddeld beloningsniveau in deze groep op [peildatum], bruto per jaar op fulltimebasis: vrouwen [bedrag]; mannen [bedrag].

Wat we hebben meegeteld: [alleen basissalaris / basissalaris inclusief vakantiegeld, vaste toeslagen en bonussen]. Deeltijdsalarissen zijn omgerekend naar fulltime.

[Bij een kleine groep: Omdat deze groep uit [aantal] personen bestaat, zou een gemiddelde per geslacht het salaris van een individuele collega zichtbaar maken. Daarom hebben we [uitleg, bijvoorbeeld gelijkwaardige functies samengenomen of het totale gemiddelde gegeven].]

Onze beloningscriteria staan in [document of vindplaats], dat voor alle medewerkers beschikbaar is. Is iets niet duidelijk of wil je meer toelichting, laat het me weten.

Met vriendelijke groet,

[je naam], [functie], [bedrijf]

Eén keer voorbereiden, daarna snel antwoorden

Het snelst antwoord je als je salarishuis al klaar is voordat het eerste verzoek binnenkomt. Het betaalde ValuGrade-rapport bevat deze antwoordbrief voor elke functie, samen met schalen, salarisbanden en een uitgeschreven beleid over beloningscriteria. Voor je vacatures schrijft de gratis salaristekst-generator de salariszin.

Dit artikel biedt structuur en sjablonen, geen juridisch advies.